Qu’il s’agisse d’intégrer votre équipe ou de créer un nouveau plan d’étage qui réponde aux besoins de chaque service, le déménagement de votre bureau peut être un cauchemar logistique. Au-delà des défis organisationnels, il y a aussi les exigences physiques à prendre en compte. Comment allez-vous continuer à faire des affaires pendant le déménagement, et qui exactement va gérer tout cet emballage et ce déchargement ?

La clé d’un déménagement réussi est de planifier le processus du début à la fin, et la meilleure façon de le faire est de créer un plan de projet détaillé qui couvre tous les aspects de votre déménagement. Vous ne savez pas comment commencer ? Suivez ces étapes :

1. Adoptez un plan de projet.

La plupart des déménagements de bureaux sont planifiés six mois à l’avance, alors que les déménagements commerciaux de grande envergure peuvent prendre jusqu’à deux ans de planification. Dès que vous décidez de déménager votre bureau, commencez à établir un plan de projet détaillé. Ce plan vous permettra :

  • Décrire les tâches nécessaires pour réussir le déménagement.
  • Préciser qui est responsable du déménagement.
  • Identifier qui est responsable de quelles tâches.
  • Fixer des dates limites pour l’achèvement des tâches.

2. Décidez qui est responsable.

Désignez une personne qui servira de coordinateur du déménagement dans le bureau. Cette personne sera chargée de superviser tous les aspects du déménagement. Choisissez donc une personne ayant des compétences exceptionnelles en matière d’organisation, l’autorité nécessaire pour représenter votre entreprise et de solides capacités de prise de décision, afin qu’elle puisse facilement gérer toutes les décisions de dernière minute liées au déménagement.

3. Choisissez une équipe.

L’équipe chargée du déménagement des bureaux travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur du déménagement interne pour suivre l’ensemble de votre bureau pendant le déménagement et s’assurer que rien ne sera oublié. Sous la direction du coordinateur du déménagement, cette équipe sera responsable de

  • Dresser la liste des tâches de déménagement
  • Déterminer leur séquence
  • Attribution des responsabilités
  • Fixer des dates cibles

Votre équipe de déménagement doit être composée de personnes qui connaissent bien le déroulement du travail, les responsabilités des différents personnels et services, le partage des équipements, les besoins en espace, les techniques de bureau, l’ergonomie et la sécurité. Pour les techniciens de bureau, choisissez un employé ayant l’expertise nécessaire pour s’assurer que tous les ordinateurs, disques durs, téléphones et autres technologies courantes sont correctement emballés.

4. Fixez un calendrier.

Découvrez quand votre bail actuel se termine avant de commencer à établir un calendrier, puis sélectionnez la date de déménagement que vous préférez. Après avoir choisi une date de déménagement, vous pouvez commencer à régler les détails, comme le temps qu’il faudra pour construire ou rénover votre nouveau bureau.

Lorsque vous créez un calendrier, veillez à prévoir du temps pour le désencombrement et la purge, ainsi que pour l’installation de votre technicien dans les nouveaux locaux. Ajoutez un tampon pour tenir compte de toute difficulté technique susceptible de ralentir le processus.

5. Créez un budget.

Votre budget de déménagement dépendra de la taille de votre bureau, des services extérieurs que vous choisirez de louer (comme des déménageurs à service complet ou des planificateurs d’espace de bureau), et si vous prévoyez de moderniser votre équipement et votre mobilier de bureau. Vous devez également tenir compte de l’assurance déménagement dans votre budget de déménagement au cas où quelque chose serait perdu ou endommagé en cours de route.

6. Prévoyez votre nouveau bureau.

Votre plan de projet doit comprendre un plan de déménagement personnalisé pour votre espace de bureau, en tenant compte d’éléments tels que le nombre d’employés, le type de déménageurs que vous utiliserez et la quantité d’équipement dont vous disposez. Votre plan de déménagement personnalisé doit inclure :

Un plan de votre nouvel espace, indiquant l’emplacement du mobilier, des espaces de travail, des espaces communs, de l’équipement de bureau, etc. C’est une excellente occasion d’identifier tout problème concernant votre espace de travail actuel, comme les goulots d’étranglement courants ou les photocopieurs surutilisés, et de créer un nouveau plan d’étage qui pourrait résoudre ces problèmes. Donnez une copie de votre plan d’étage à votre société de déménagement, à votre équipe informatique, à vos fournisseurs de données et de câblage, à vos fournisseurs de meubles, à vos électriciens et techniciens CVC, ainsi qu’à votre personnel.

Un inventaire du mobilier et des équipements existants. C’est à ce moment que vous devez décider ce qui sera déménagé dans votre nouvel espace et ce qui sera remplacé.

7. Parlez aux déménageurs et autres prestataires de services.

Sollicitez plusieurs offres et négociez avec plusieurs fournisseurs pour vous assurer d’obtenir la meilleure offre pour votre bureau. Si votre entreprise repose sur des articles spécialisés comme du matériel médical ou si vous transportez des biens de grande valeur comme des œuvres d’art, assurez-vous de trouver un déménageur ou une compagnie de transport qui se spécialise dans la prestation de ces services.

Pour les déménagements de bureaux qui nécessitent le déménagement d’une partie ou de la totalité de vos employés, le fait de travailler avec un partenaire de déménagement qui possède l’expertise nécessaire pour aider au déménagement résidentiel et à l’expédition longue distance des employés (ainsi qu’à votre déménagement commercial) peut simplifier le processus de déménagement pour toutes les personnes concernées. De plus, le fait de proposer une solution aux employés peut rendre la transition moins stressante pour eux.

Du déménagement de vos employés à l’emballage du mobilier et des équipements de bureau, DBEP PRO peut vous aider. Ils disposent de l’expertise nécessaire pour vous aider à créer une solution d’expédition personnalisée pour vos besoins, y compris le transport en toute sécurité de documents sensibles et d’armoires à dossiers, ainsi que le déménagement d’un bureau entier d’équipements et de mobilier

Déménagement de bureaux bien fait

Un plan de projet efficace peut être la clé pour que votre déménagement soit organisé et se déroule dans les délais prévus, mais sans une bonne équipe de déménageurs professionnels à vos côtés, vos plans parfaitement établis peuvent rapidement tomber à l’eau.

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